Votre entreprise grandit : votre informatique peut-elle suivre ?
Un recrutement, de nouveaux clients, l’ouverture d’une agence… La croissance transforme les besoins de votre entreprise. Plus de collaborateurs se connectent, davantage de fichiers circulent et les outils deviennent indispensables à un nombre croissant de tâches.
Pourtant, l’informatique évolue parfois au fil des urgences : un ordinateur acheté au dernier moment, un compte créé le jour d’une arrivée, une connexion qui devient insuffisante lorsque toute l’équipe est présente.
Pour préparer votre informatique à la croissance, vérifiez six points : les équipements, le réseau, les accès, les outils de travail, les sauvegardes et l’assistance. L’objectif est de pouvoir accueillir de nouveaux utilisateurs sans multiplier les interruptions ni les configurations improvisées.
Voici les questions à vous poser avant vos prochains recrutements ou l’ouverture d’un nouveau site.
1. Vos postes de travail sont-ils prêts pour les prochains recrutements ?
Préparer l’arrivée d’un collaborateur commence bien avant son premier jour. Son ordinateur doit être disponible, configuré et équipé des logiciels nécessaires à sa fonction.
Sans préparation, les premiers jours peuvent se transformer en succession de demandes : installer une application, retrouver une licence, commander un adaptateur ou obtenir l’accès à un dossier partagé.
Commencez par tenir un inventaire de votre parc : matériel disponible, utilisateur associé, état des équipements, garanties et logiciels installés. Vous pourrez ainsi identifier ce qui peut être réaffecté et ce qui doit être renouvelé.
Définissez ensuite quelques configurations adaptées aux métiers. Un commercial mobile, un comptable et un graphiste n’ont pas nécessairement besoin du même ordinateur ni des mêmes accessoires.
2. Votre réseau supporte-t-il les nouveaux usages ?
Une connexion qui convenait à une petite équipe peut montrer ses limites lorsque les usages se multiplient : visioconférences simultanées, accès aux applications en ligne, transferts de fichiers et connexions Wi-Fi.
Avant de changer d’abonnement Internet, identifiez l’origine des difficultés. Une mauvaise couverture Wi-Fi, un équipement réseau saturé ou un câblage défectueux peut aussi perturber le travail.
Observez notamment :
- Les pièces où les connexions sont instables.
- Les horaires auxquels les ralentissements apparaissent.
- Les applications concernées.
- Le nombre d’utilisateurs connectés simultanément.
- Les différences entre une connexion filaire et une connexion Wi-Fi.
Lors de l’ouverture d’un site, examinez ces points avant l’installation des équipes. Prévoyez les délais de raccordement, l’emplacement des prises et la couverture des espaces de travail.
3. Les accès sont-ils organisés par fonction ?
Lorsque les effectifs augmentent, attribuer les accès au cas par cas devient difficile à suivre. Certains utilisateurs peuvent conserver des droits devenus inutiles, tandis que d’autres doivent solliciter plusieurs interlocuteurs pour obtenir les ressources nécessaires.
La règle à appliquer est celle du moindre privilège : chaque personne dispose uniquement des autorisations utiles à ses missions. Ce principe figure dans les recommandations de l’ANSSI.
Pour le mettre en pratique, définissez des profils d’accès par fonction ou par équipe. Prévoyez ensuite une validation pour les besoins particuliers, notamment les dossiers sensibles.
Votre organisation doit couvrir trois situations :
- L’arrivée : création d’un compte nominatif et attribution des accès validés.
- Le changement de fonction : adaptation des droits aux nouvelles missions.
- Le départ : fermeture des accès et récupération du matériel selon une procédure définie.
L’ANSSI recommande également de revoir régulièrement les comptes privilégiés et de supprimer les accès devenus obsolètes.
4. Vos outils permettent-ils de travailler ensemble sans multiplier les versions ?
La croissance fait souvent apparaître un problème d’organisation documentaire. Les fichiers se répartissent entre les ordinateurs, les pièces jointes, les dossiers partagés et plusieurs applications.
Le risque est alors très concret : deux collaborateurs modifient des versions différentes d’un devis, une équipe ne retrouve pas un document ou un dossier reste accessible uniquement depuis le poste d’un salarié absent.
Avant d’ajouter un nouvel outil, clarifiez le fonctionnement attendu :
- Où se trouve la version de référence d’un document ?
- Qui peut la consulter et la modifier ?
- Comment partager un fichier avec un client ou un partenaire ?
- Que devient le dossier lorsqu’un collaborateur change de poste ?
- Quelles applications font doublon ?
5. Pourriez-vous reprendre votre activité après une perte de données ?
Plus votre entreprise grandit, plus les conséquences d’une interruption peuvent toucher plusieurs équipes à la fois.
La question à poser est donc précise : si un dossier essentiel disparaît aujourd’hui, savez-vous comment le récupérer et combien de temps cela prendra ?
Vérifiez les données effectivement couvertes par vos sauvegardes, leur fréquence et les personnes chargées de surveiller leur bon fonctionnement. Réalisez aussi des tests de restauration : disposer de copies ne suffit pas à confirmer qu’elles sont exploitables. Cybermalveillance.gouv.fr recommande notamment de vérifier régulièrement les sauvegardes et de protéger leur accès.
Pour préparer la reprise, identifiez vos priorités métier. La messagerie, le logiciel de gestion, les dossiers clients et les archives n’ont pas nécessairement le même degré d’urgence.
6. Votre assistance informatique peut-elle accompagner davantage d’utilisateurs ?
Une organisation informelle peut fonctionner lorsque quelques collègues partagent le même bureau. Elle devient moins adaptée lorsque les demandes augmentent et que les équipes travaillent sur plusieurs sites.
Chaque collaborateur doit savoir où signaler un incident, quelles informations fournir et comment suivre sa demande.
De votre côté, vérifiez :
- Les horaires de disponibilité de l’assistance.
- Les modalités d’intervention à distance et sur site.
- Les niveaux de priorité prévus.
- Le périmètre des équipements et logiciels pris en charge.
- Les responsabilités respectives de votre entreprise et du prestataire.
Distinguez aussi le délai de prise en charge du délai de résolution. Un engagement à répondre rapidement ne signifie pas que tout incident sera résolu dans le même délai.
Avant de recruter ou d’ouvrir un site : votre checklist informatique
| Point à vérifier | Résultat attendu |
|---|---|
| Postes et accessoires | Chaque collaborateur dispose d’un équipement adapté et préparé. |
| Logiciels et licences | Les applications nécessaires sont disponibles et attribuées. |
| Réseau et Internet | Les usages prévus fonctionnent dans les espaces concernés. |
| Comptes et autorisations | Les accès sont nominatifs, validés et adaptés aux fonctions. |
| Documents partagés | Les équipes savent où trouver et enregistrer leurs fichiers. |
| Sauvegardes | Les données essentielles sont couvertes et leur restauration est testée. |
| Assistance | Chacun connaît le point de contact et les modalités de prise en charge. |
Cette checklist permet de repérer les sujets encore ouverts. Pour chacun, désignez un responsable et une échéance avant l’arrivée des collaborateurs.
Exemple : préparer l’ouverture d’une deuxième agence
Imaginons une PME qui ouvre une nouvelle agence avec quatre collaborateurs.
Commander quatre ordinateurs constitue une première étape. Il faut également préparer les comptes, installer les logiciels, organiser l’accès aux dossiers et vérifier la connexion du nouveau site.
La bonne démarche consiste à tester un parcours complet avant l’ouverture : un utilisateur se connecte depuis l’agence, accède à son application métier, consulte un dossier partagé et participe à une visioconférence.
Les difficultés peuvent alors être corrigées avant l’arrivée de toute l’équipe. Une fiche d’accueil précise ensuite les outils disponibles et les coordonnées de l’assistance.
Cet exemple illustre une méthode de préparation ; il ne décrit pas un cas client.
Questions fréquentes
À quel moment faut-il faire le point sur son informatique ?
Dès qu’un changement est prévu : recrutements, déménagement, ouverture d’un site ou déploiement d’un nouvel outil. Anticiper permet d’intégrer les délais de commande, de raccordement et de configuration.
Faut-il remplacer tous les ordinateurs pour accompagner la croissance ?
Non. Un état des lieux permet de distinguer les équipements encore adaptés, ceux qui peuvent être réaffectés et ceux qui doivent être renouvelés.
Le cloud suffit-il à préparer une entreprise à la croissance ?
Il peut faciliter certains usages, mais il faut aussi prévoir les accès, la connexion, les sauvegardes, les coûts et l’assistance. Le choix dépend des applications utilisées et des contraintes de l’entreprise.
Peut-on externaliser l’informatique tout en gardant la maîtrise des décisions ?
Oui, à condition de définir les responsabilités, les validations et les modalités de suivi. L’entreprise doit conserver une vision claire de ses équipements, de ses services et de ses priorités.
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