Factures et documents administratifs : comment réduire le temps passé à les traiter ?
Factures fournisseurs reçues par mail, documents papier, bons de commande, bons de livraison, justificatifs ou factures clients : les informations arrivent par différents canaux et doivent souvent passer entre plusieurs collaborateurs.
La dématérialisation des factures permet justement de simplifier ces processus et d’automatiser une partie des tâches administratives répétitives.
L’objectif n’est pas simplement de supprimer le papier. Il s’agit de fluidifier tout le parcours du document : réception, lecture, classement, contrôle, validation, transmission à la comptabilité et archivage.
Pourquoi le traitement des factures prend-il autant de temps ?
Le problème ne vient pas uniquement du volume de documents. C’est surtout la multiplication des manipulations manuelles qui finit par mobiliser les équipes.
Prenons l’exemple d’une facture fournisseur. Lorsqu’elle arrive dans l’entreprise, plusieurs opérations peuvent être nécessaires :
- réceptionner le document ;
- identifier le fournisseur ;
- contrôler les montants et les informations ;
- retrouver le bon de commande ou le bon de livraison associé ;
- transmettre la facture à la bonne personne ;
- obtenir sa validation ;
- intégrer les informations dans la comptabilité ;
- archiver le document.
Lorsque ces différentes étapes sont réalisées manuellement, le temps consacré au traitement administratif augmente et les risques de ressaisie, d’oubli ou d’erreur également.
1. Centraliser les factures reçues
Les factures fournisseurs ne sont pas toutes reçues de la même manière. Certaines arrivent par email, d’autres sont encore envoyées au format papier et certaines doivent être récupérées depuis différents outils ou espaces fournisseurs.
Cette diversité oblige les équipes administratives à surveiller plusieurs canaux et à effectuer de nombreuses manipulations avant même de commencer le traitement.
Une solution de gestion électronique des documents comme Zeendoc permet de centraliser les documents au sein d’un même environnement.
Les collaborateurs disposent ainsi d’un point d’accès commun pour consulter et traiter les factures et les documents administratifs associés.
2. Réduire la saisie manuelle
Une facture contient de nombreuses informations nécessaires à son traitement : fournisseur, numéro de facture, date, échéance, montant hors taxes, TVA ou encore montant TTC.
Lorsque ces informations doivent être ressaisies manuellement, le traitement demande du temps et peut générer des erreurs.
Zeendoc utilise des technologies de reconnaissance documentaire permettant d’identifier différentes informations présentes sur les factures.
Les données reconnues peuvent ensuite être utilisées pour faciliter l’indexation, le classement et le traitement du document.
On ne parle donc plus simplement de scanner une facture, mais d’exploiter les informations qu’elle contient pour automatiser une partie de son traitement.
3. Simplifier la validation des factures
Toutes les factures ne peuvent pas forcément être transmises directement à la comptabilité.
Selon l’organisation de l’entreprise, un responsable de service, un manager ou un collaborateur peut devoir vérifier et valider la dépense.
Sans processus clairement défini, ces validations peuvent rapidement se transformer en une succession d’échanges de mails :
- « Tu peux vérifier cette facture ? »
- « Est-ce qu’elle a déjà été validée ? »
- « Qui doit donner son accord ? »
Avec une GED comme Zeendoc, des circuits de validation peuvent être mis en place afin que les documents soient transmis aux bonnes personnes selon les règles définies par l’entreprise.
Réception → Contrôle → Validation → Comptabilité → Archivage
Les différentes étapes deviennent ainsi plus simples à suivre et les équipes disposent d’une meilleure visibilité sur l’état de traitement de chaque document.
4. Rapprocher facture, bon de commande et bon de livraison
Une facture fournisseur n’est pas toujours un document isolé.
Elle peut être associée à plusieurs pièces :
- un devis ;
- un bon de commande ;
- un bon de livraison ;
- un justificatif ;
- ou d’autres documents liés à l’achat.
Avant de valider une facture, il peut donc être nécessaire de vérifier que les différentes informations correspondent.
Zeendoc permet d’associer des documents partageant des informations communes afin de faciliter la consultation des différentes pièces d’un même dossier.
Les collaborateurs peuvent ainsi retrouver plus facilement les éléments nécessaires au contrôle d’une facture sans multiplier les recherches dans différents dossiers ou outils.
5. Faciliter le travail avec la comptabilité
Une fois contrôlée et validée, la facture doit encore être traitée sur le plan comptable.
Lorsque les informations déjà présentes sur le document doivent être saisies une seconde fois dans le logiciel comptable, l’entreprise réalise deux fois une partie du même travail.
Zeendoc propose des fonctions permettant d’exploiter les informations reconnues sur les factures et de faciliter leur transmission vers les outils comptables compatibles.
Cela permet notamment de limiter les ressaisies et de fluidifier les échanges entre les équipes administratives et la comptabilité.
6. Mieux suivre les factures clients
La dématérialisation ne concerne pas uniquement les factures reçues des fournisseurs.
Une entreprise doit également pouvoir organiser et suivre les factures qu’elle adresse à ses propres clients.
Selon l’organisation mise en place, la dématérialisation permet de centraliser ces documents et de mieux suivre leur diffusion et leur traitement.
L’objectif reste le même : réduire les manipulations administratives et disposer d’une meilleure visibilité sur les documents échangés.
7. Conserver une meilleure traçabilité
La gestion administrative nécessite également de pouvoir comprendre rapidement ce qui s’est passé autour d’un document.
Plusieurs questions peuvent se poser :
- Quand la facture a-t-elle été reçue ?
- Qui doit intervenir ?
- A-t-elle été validée ?
- Quels documents lui sont associés ?
- Où en est son traitement ?
La centralisation des informations et la traçabilité permettent de retrouver plus facilement cet historique sans devoir reconstituer le parcours du document à partir de plusieurs échanges de mails.
C’est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes interviennent dans un même processus administratif.
Facturation électronique : de nouvelles obligations pour les entreprises
La dématérialisation des factures prend aujourd’hui une importance particulière avec la généralisation progressive de la facturation électronique entre entreprises en France.
Cette évolution change également la manière de comprendre la dématérialisation d’une facture.
Une facture électronique n’est pas simplement un PDF envoyé par email. Les factures concernées par la réforme doivent respecter les exigences prévues et être échangées par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.
Et Factur-X dans tout ça ?
Factur-X fait partie des formats pouvant être utilisés dans le cadre de la facturation électronique.
Il s’agit d’un format hybride qui associe :
- une représentation PDF lisible par un utilisateur ;
- des données structurées en XML exploitables automatiquement par les logiciels.
Les informations d’une facture ne sont donc plus uniquement destinées à être lues par une personne : elles peuvent également être interprétées automatiquement par les systèmes informatiques.
La réforme constitue aussi une occasion de revoir ses processus. Plutôt que de considérer la facture électronique comme un simple changement de format, les entreprises peuvent en profiter pour simplifier la réception, le contrôle, la validation et le traitement comptable de leurs factures.
La dématérialisation ne consiste pas simplement à supprimer le papier
Scanner une facture et l’enregistrer au format PDF constitue une première étape, mais cela ne suffit pas forcément à simplifier le travail des équipes.
La dématérialisation consiste surtout à utiliser les informations contenues dans les documents pour faciliter leur :
- réception ;
- identification ;
- classement ;
- contrôle ;
- validation ;
- transmission ;
- archivage.
Une solution comme Zeendoc permet ainsi d’accompagner l’entreprise dans l’automatisation d’une partie du traitement de ses factures et de ses documents administratifs.
Quels bénéfices pour vos équipes ?
Axantis vous accompagne dans votre dématérialisation avec Zeendoc
Chez Axantis, nous accompagnons les entreprises dans la dématérialisation de leurs processus administratifs avec Zeendoc.
Factures fournisseurs, factures clients, bons de commande, bons de livraison ou autres documents administratifs : nous étudions votre organisation et vos flux afin d’identifier les tâches qui peuvent être simplifiées ou automatisées.
Dans un contexte marqué par la généralisation de la facturation électronique, c’est également l’occasion de faire évoluer plus largement vos processus de gestion des factures.
L’objectif n’est pas simplement de mettre en place un nouvel outil, mais de construire un processus plus fluide, plus structuré et adapté au fonctionnement de votre entreprise.
Vos équipes consacrent encore beaucoup de temps au traitement des factures et aux tâches administratives ?
Faisons le point sur vos processus actuels et sur les possibilités de dématérialisation avec Axantis et Zeendoc.
Échanger avec Axantis
