Impression cloud : comment simplifier l'impression de vos équipes hybrides et multisites ?
Pour simplifier l'impression d'une entreprise multisite, trois éléments doivent fonctionner ensemble : une gestion centralisée, des accès adaptés à chaque collaborateur et un retrait sécurisé des documents.
L'impression cloud, comme Xerox® Workplace Cloud, répond à ces trois besoins, à condition de préparer son déploiement en fonction de votre parc et de vos usages.
Axantis, concessionnaire Xerox depuis 1986, gère plus de 200 millions de pages par an pour ses clients. Nous détaillons ici les points à examiner avant de faire évoluer votre infrastructure.
Prenez un collaborateur qui travaille au siège le lundi, en agence le mercredi et à domicile le vendredi. Ses documents le suivent. Mais au moment d'imprimer avant une réunion, les questions s'accumulent : quelle imprimante choisir, avec quels accès, et comment récupérer son document sans le laisser à la vue de tous ?
Pourquoi repenser l'impression lorsque vos équipes travaillent sur plusieurs sites ?
Une organisation grandit souvent sans que son infrastructure d'impression suive. Une agence ouvre, une autre rejoint le groupe, des collaborateurs circulent entre établissements. Chaque site conserve ses équipements, ses paramètres et ses habitudes.
Installations répétées, imprimantes difficiles à identifier et demandes d'assistance lors des déplacements.
Il faut maintenir un fonctionnement cohérent alors que les configurations se multiplient.
La multiplication des équipements et des usages ajoute de nouveaux points de vigilance.
ont subi au moins une perte de données liée à l'impression dans l'année selon Quocirca Print Security Landscape 2026.
Elles étaient 56 % en 2025. La complexité aggrave le risque : Quocirca relève que 64 % des organisations exploitent un parc multimarque, et que ces environnements hétérogènes signalent davantage de pertes de données.
Posez-vous ces cinq questions
- Un nouvel arrivant accède-t-il facilement aux imprimantes autorisées ?
- La procédure d'impression est-elle la même d'une agence à l'autre ?
- Des documents sensibles restent-ils dans les bacs de sortie ?
- Savez-vous quels sites génèrent le plus de demandes d'assistance ?
- Ouvrir une agence implique-t-il de recréer toute une configuration ?
Le temps nécessaire pour qu'un collaborateur puisse imprimer sur un autre site. Si cette opération exige régulièrement une intervention, votre organisation mérite d'être revue.
Qu'est-ce que Xerox Workplace Cloud ?
Xerox® Workplace Cloud est une solution de gestion des impressions hébergée dans le cloud. Elle réunit l'authentification, la gestion des accès, l'impression mobile et le suivi des usages.
Elle s'adresse notamment aux organisations qui veulent alléger leur infrastructure locale ou administrer des imprimantes réparties sur plusieurs sites.
L'utilisateur envoie son document dans une file d'attente sécurisée unique, depuis un ordinateur ou un mobile. Il le libère ensuite en s'authentifiant sur l'imprimante de son choix, où il peut consulter, modifier, imprimer ou supprimer son travail.
La solution étant hébergée dans le cloud, Xerox prend en charge ses mises à jour et ses correctifs.
Comment partir des usages réels de vos collaborateurs mobiles ?
Avant de comparer des fonctionnalités, décrivez les situations à prendre en charge. Un commercial qui visite trois agences n'a pas les mêmes besoins qu'un service comptable installé sur un seul site.
Pour chaque profil, identifiez :
- les sites fréquentés ;
- les appareils utilisés : PC, smartphone ou tablette ;
- les types de documents imprimés ;
- les besoins particuliers : couleur, recto verso, agrafage, formats spécifiques.
« Un collaborateur arrive dans une autre agence et récupère son dossier de réunion sans solliciter le support. »
Ce scénario sera plus utile pour évaluer une solution qu'une longue liste de fonctionnalités.
Comment sécuriser la récupération des documents, et pas seulement leur envoi ?
La confidentialité ne se joue pas qu'à l'envoi. Un document correctement transmis peut rester des heures sur une imprimante partagée.
La mobilité élargit aussi le périmètre à protéger : selon Quocirca (2025), l'impression à domicile est un facteur de perte de données pour 53 % des organisations.
Commencez par lister les documents qui ne doivent jamais sortir avant l'arrivée de leur destinataire : contrats, dossiers RH, informations financières.
Les modes d'authentification de Xerox Workplace Cloud
| Mode | Fonctionnement |
|---|---|
| 🪪 Badge | Compatible avec de nombreux lecteurs et cartes standards du marché |
| 📱 Mobile | NFC, QR code ou code de déverrouillage via l'application Xerox |
| 🔢 Code PIN | Ou identifiant et mot de passe |
| 🗂️ Annuaire | Intégration avec Microsoft Active Directory, Azure AD et Okta |
Une procédure trop contraignante encourage les contournements. Prévoyez les cas courants : badge oublié, départ d'un salarié, changement d'équipe ou accès temporaire d'un intervenant.
Que signifie réellement « sans serveur d'impression » ?
Le cloud réduit la dépendance aux serveurs d'impression traditionnels. Mais l'absence de serveur dédié ne veut pas dire l'absence de tout composant local.
La documentation Xerox décrit un agent local. Selon l'architecture, il sert à la découverte des imprimantes, à la transmission des travaux ou à certaines fonctions d'authentification.
Sur certains modèles Xerox, la fonction Workplace Cloud Direct permet en revanche l'authentification et l'envoi des travaux sans agent.
| Critère | Serveur traditionnel | Xerox Workplace Cloud |
|---|---|---|
| Infrastructure locale | Serveur(s) à héberger et maintenir | Hébergement cloud ; agent local ou Cloud Direct selon les modèles |
| Mises à jour | Gérées par votre équipe IT | Mises à jour et correctifs gérés par Xerox |
| Ajout d'un site | Configuration souvent à dupliquer | Administration depuis une console centralisée |
| Retrait sécurisé | Selon les logiciels installés | Impression à la demande après authentification |
| Coupure Internet | Impression locale généralement maintenue | À définir selon l'architecture retenue |
Avant le déploiement, vérifiez :
- Quels composants restent installés dans l'entreprise ?
- Quels équipements sont compatibles avec les fonctions attendues ?
- Quels flux réseau faut-il autoriser ?
- Qui assure les mises à jour et le support ?
- Que se passe-t-il si un site perd sa connexion Internet ?
Comment calculer le coût complet d'un projet d'impression cloud ?
Comparer le prix d'un abonnement au coût d'un serveur ne donne qu'une vision partielle.
Intégrez aussi le temps consacré aux installations, aux incidents, aux changements d'utilisateurs et à l'administration des sites. Ajoutez-y les coûts de migration, de formation et d'adaptation du parc.
Les indicateurs à suivre
| Indicateur | Ce qu'il permet d'évaluer |
|---|---|
| Temps de mise en service d'un utilisateur | La simplicité d'intégration |
| Demandes d'assistance liées à l'impression | La charge de support |
| Temps nécessaire pour ajouter un site | La capacité à accompagner la croissance |
| Volumes imprimés par site | L'adéquation entre équipements et besoins |
| Coût total d'exploitation | L'intérêt économique du projet |
Une réduction des coûts doit se démontrer à partir de votre situation : elle n'est jamais automatique.
Comment tester l'impression cloud avant de la généraliser ?
Un projet pilote permet de vérifier les usages avant un déploiement complet.
Choisissez un périmètre représentatif : deux sites, quelques collaborateurs mobiles, plusieurs types de documents et les principaux équipements concernés.
Testez les opérations réellement effectuées :
- envoyer un document et s'authentifier ;
- récupérer son impression avec les bonnes options ;
- imprimer depuis vos logiciels métier ;
- résoudre un incident simple.
Autonomie des utilisateurs, fonctionnement des options indispensables, temps d'accès aux impressions et charge de support.
À quoi ressemble un projet type entre un siège et plusieurs agences ?
Situation illustrative. Une entreprise dispose d'un siège et de trois agences, et certains collaborateurs se déplacent chaque semaine.
L'objectif est de leur offrir une procédure commune sur les équipements autorisés, avec des droits adaptés à leur fonction.
L'entreprise recense d'abord ses imprimantes, identifie ses utilisateurs mobiles et définit les documents qui nécessitent un retrait sécurisé. Elle teste ensuite le dispositif sur deux sites avant de l'étendre.
Le Groupe Up était confronté à un parc hétérogène et à une gestion décentralisée des impressions. Axantis a mené le renouvellement complet de son parc, y compris pendant la relocalisation de ses locaux, pour aboutir à un parc unifié et sécurisé.
Questions fréquentes sur l'impression cloud
Faut-il remplacer toutes les imprimantes ?
Pas nécessairement. Xerox indique que l'impression à la demande de Workplace Cloud fonctionne avec des imprimantes Xerox comme avec d'autres marques. Vérifiez toutefois la compatibilité de chaque modèle avec les fonctions souhaitées.
Peut-on imprimer depuis n'importe où ?
L'impression à distance suppose un parcours autorisé et correctement configuré. Elle ne donne pas accès à toutes les imprimantes : les équipements disponibles et les droits de l'utilisateur restent déterminants.
L'impression cloud convient-elle à une PME ?
Elle mérite d'être étudiée dès qu'une PME rencontre des difficultés liées à la mobilité, à plusieurs établissements ou à l'administration de son parc.
Selon Quocirca (2025), 60 % des PME interrogées déclarent une perte de données liée à l'impression, contre 53 % des grandes entreprises.
Que faut-il prévoir en cas de coupure Internet ?
Le fonctionnement dépend de l'architecture et des options retenues. Demandez une procédure de continuité explicite et testez-la pendant le pilote.
Qui gère les mises à jour de la solution ?
Xerox Workplace Cloud étant hébergé dans le cloud, Xerox prend en charge ses mises à jour et correctifs. Les éventuels composants locaux et les équipements restent à suivre avec votre prestataire.
Les points essentiels
- Trois piliers : gestion centralisée, accès adaptés et retrait sécurisé.
- 67 % des organisations interrogées ont subi une perte de données liée à l'impression au cours de l'année selon Quocirca 2026.
- Xerox Workplace Cloud combine impression à la demande, authentification par badge, mobile ou PIN et intégration aux annuaires d'entreprise.
- « Sans serveur » ne signifie pas « sans composant local ».
- Un pilote sur deux sites permet de tester la solution dans des conditions réelles.
Faites le point sur votre organisation avec Axantis
Vos collaborateurs passent d'une agence à l'autre ? L'ajout d'une imprimante ou l'arrivée d'un utilisateur demande encore de nombreuses interventions ?
Axantis est concessionnaire Xerox depuis 1986 et dispose aujourd'hui de deux agences : Gennevilliers et Saint-Lazare.
Nous gérons plus de 200 millions de pages par an pour nos clients et accompagnons leur parc au quotidien via les Xerox Partner Print Services : support utilisateur, maintenance et consommables.
Échangez avec nos équipes pour examiner votre parc, vos usages et vos contraintes, et déterminer si Xerox Workplace Cloud convient à votre organisation.
Échanger avec nos équipesSources & documentation
Les fonctionnalités disponibles dépendent des équipements, des options et de l'architecture retenus.
