Pourquoi le prix d’achat ne suffit pas : décrypter le TCO de votre parc d’impression
Lorsqu’une entreprise investit dans une imprimante professionnelle ou un parc d’impression complet, elle se focalise souvent sur le prix d’achat ou sur le loyer mensuel. Pourtant, ce ne sont que la partie visible de l’iceberg.
Le véritable indicateur pour piloter efficacement sa stratégie d’impression est le TCO : Total Cost of Ownership, autrement dit le coût total de possession.
Comprendre ce TCO permet aux dirigeants, DAF et responsables informatiques de réduire leurs dépenses, d’optimiser l’efficacité des équipes et d’éviter les mauvaises surprises.
Axantis, en tant que concessionnaire Xerox spécialisé dans les solutions d’impression professionnelles, accompagne les entreprises dans cette démarche.
Qu’est-ce que le TCO d’une page imprimée ?
Le TCO représente la somme de tous les coûts directs et indirects liés à l’impression d’une page.
Il inclut bien plus que le simple coût du toner.
Voici les principaux éléments qui composent le TCO :
Le matériel
- Prix d’achat ou coût de location de l’imprimante
- Accessoires : bacs supplémentaires, finisseurs, chargeurs haute capacité
- Durée de vie de la machine
Les consommables
- Toners et tambours
- Agrafes, modules de fusion, kits d’entretien
- Pièces d’usure
La maintenance
- Contrats de service
- Dépannages
- Interventions techniques
- Disponibilité des pièces
L’énergie
- Consommation électrique réelle selon l’usage
- Mode veille / mode impression
Le temps passé par les équipes
Un facteur souvent sous-estimé :
- Pannes récurrentes qui bloquent les collaborateurs
- Temps passé à gérer les commandes de consommables
- Perte de productivité liée à une machine inadaptée
Les risques cachés
- Coûts liés aux erreurs humaines (ex : impressions inutiles)
- Sécurité : fuites de documents, absence d’authentification
- Conformité RGPD
Comment réduire le TCO de son parc d’impression ?
Axantis accompagne les entreprises avec une approche basée sur l’audit et l’optimisation. Voici les pistes les plus efficaces :
- Choisir une machine adaptée à son volume réel
Beaucoup d’entreprises sur- ou sous-dimensionnent leurs machines. Résultat : surcoût important. Une analyse du volume réel permet de choisir le bon modèle au meilleur coût.
- Standardiser le parc d’impression
Éviter la multiplication des modèles permet :
- d’unifier les consommables
- de simplifier la maintenance
- de réduire le coût unitaire
- Passer à un contrat de service tout compris
Un contrat comprenant pièces + main d’œuvre + consommables évite les factures imprévues et stabilise le budget.
- Installer des outils de gestion des impressions
Xerox propose des solutions comme :
- Authentification par badge
- Suivi des volumes par utilisateur
- Blocage de l’impression couleur non autorisée
- Reporting intelligent
Ces outils peuvent réduire les coûts jusqu’à 30%.
- Favoriser la dématérialisation intelligente
Certaines impressions peuvent être évitées grâce à des workflows numériques :
- signature électronique
- GED
- automatisation des processus documentaires
Conclusion : maîtriser le TCO, c’est reprendre le contrôle
Le vrai coût d’une page imprimée ne se résume pas au prix du toner.
Il dépend d’une multitude de facteurs souvent invisibles mais qui, à grande échelle, représentent des milliers d’euros.
En comprenant le TCO, votre entreprise peut :
- réduire ses dépenses,
- améliorer sa productivité,
- sécuriser ses processus,
- et adopter une stratégie d’impression durable et performante.
Axantis vous accompagne pour transformer votre parc d’impression en un centre de gain — et non en un centre de coût.
Si vous souhaitez connaître le véritable coût de votre parc d’impression et identifier vos sources d’économies, Axantis peut vous guider. Contactez-nous pour un audit TCO complet et personnalisé.
