Contexte du client

Prestataire de services et transitaire international, dispose de plusieurs sites logistiques, dont un hubstratégique à Roissy-Villepinte. L’entreprise, qui emploie une centaine de personnes, a entrepris le déménagement de son siège social vers un plateau de plus de 1 000 m², totalement vide, en open space. Ce projet complexe nécessitait une refonte complète des espaces : câblage électrique et informatique (plus de 10km de câbles RJ), création de bureaux, aménagement des open spaces, mise en place d’un espace cafétéria, etmobilier sur mesure.

Problèmatique du Client

Délai extrêmement court : Le projet a été validé en juillet pour un emménagement début septembre, soit seulement deux mois pour toutfinaliser, incluant le mois d’août, période particulièrement compliquée en termes de disponibilité des prestataires.

Validation transcontinentale : Le siège basé à Seattle devait approuver chaque décision, entraînant des échanges fréquents et une gestion duprojet bilingue, impliquant la traduction et le suivi précis des documents, pour cette étape le logiciel XeroxWorkflow central a été d’une aide majeure afin de traduire les contrats en Français, effectuer des modifications etle retraduire en anglais pour renvoyer le contrat aux contacts américains, via un workflow dédié.

Besoins sur mesure et évolutifs : Des espaces acoustiques adaptés, des meubles personnalisés, une cafétéria sans arrivée d’eau, et un open spaceflexible pour 8 personnes nécessitaient des solutions créatives et une adaptation continue aux nouvellesdemandes.

Contraintes techniques et organisationnelles : Un plateau vide à transformer en un espace fonctionnel pour 100 personnes : plancher technique pour câblage,mur acoustique, climatisation absente.

Appel d’offres concurrentiel : En compétition avec trois autres prestataires, Expeditor recherchait un partenaire capable d’assurer qualité, coûtsmaîtrisés, et respect des délais.

Solutions mises en oeuvre et accompagnement

Gestion et planification sur mesure :

• Conception des plans en interne, modifiables en temps réel avec le client, permettant une validation rapide etun suivi constant du projet.
• Réunions hebdomadaires entre toutes les parties prenantes pour ajuster les priorités et répondre auxnouvelles demandes.

Aménagement personnalisé :

• Création d’une cafétéria sans arrivée d’eau, conception de murs acoustiques pour les espaces fermés,mobilier coupé et adapté aux besoins spécifiques.
• Travail étendu en dehors des horaires classiques, y compris les week-ends, pour respecter les délais serrés.

Expertise et coordination :

• Collaboration avec un maître d’oeuvre pour gérer efficacement les prestataires externes et les travauxspécifiques.
• Réorganisation des espaces (bureaux individuels transformés en open spaces, tout en préservant des zonesde confidentialité).

Communication fluide avec le siège américain :

• Mise en place de solutions et d’accompagnement flexible pour assurer un processus de validation rapidemalgré la différence de fuseaux horaires.

Respect des délais malgré les imprévus :

• Une organisation rigoureuse a permis de finaliser l’essentiel des travaux avant l’échéance, avec une flexibilitépour intégrer quelques ajustements après l’emménagement.

Résultats Obtenus

Projet livré dans les délais : L’intégralité des espaces a été aménagée pour accueillir 100 personnes début septembre, malgré les contraintes de temps et les imprévus.

Satisfaction client et continuité de la relation : Expeditor, déjà client, a renouvelé sa confiance grâce à la flexibilité, l’écoute, et la qualité de l’accompagnement. Ils envisagent même de nouvelles modifications sur le mobilier à l’avenir.

Espaces optimisés et adaptés : Un siège moderne et fonctionnel, incluant des solutions acoustiques efficaces, une cafétéria opérationnel invitant à la convivialité, et des open spaces adaptés aux besoins opérationnels.

Gestion proactive et relationnelle : Une collaboration étroite, avec un partage constant des plans et des ajustements en direct, a permis derépondre précisément aux attentes du client avec un vrais sentiment de faire partie du projet. Le client a apprécié l’apport de conseils et le suivi rigoureux tout au long du projet.

Avantage concurrentiel confirmé : La capacité à respecter des délais stricts tout en maintenant une qualité élevée a été un facteur décisif pour remporter l’appel d’offres.

En conclusion, Axantis a permis de relever un défi majeur en transformant un plateau vide en un siège fonctionnel et personnalisé, le tout dans des délais record et avec une flexibilité exemplaire.

Plan et Conception 3D